落選サークルへの参加費返金の遅れについて

3月1日現在、落選サークルへの参加費返金作業が完了しておらず、落選サークルへの通知・返金が未だなされておりません。

このことに対し、落選されたサークルから多くの問い合わせとお叱りをいただいております。

まずは、返金作業が大変遅れまして、多大なるご迷惑、ご心配をおかけしておりますことを深くお詫び申し上げます。

 

落選となったサークルが参加申し込み時にお支払いいただいております参加費につきましては、参加費から郵便為替発行手数料を差し引いた額を、郵便為替にてお返しいたします。オンラインで申し込みされた方も同様にお返ししますが、オンライン受付のCircle.msシステム利用手数料は返金致しかねます。ご了承ください。

郵便為替の投函の予定ですが、担当者に確認したところ今週末(3月3日まで)までには完了させるとのことでした。

更にお待たせすることとなりまして大変申し訳ないのですが、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。

 

返金が遅れました原因は、ひとえにメンバーズ間の連携不足です。

今回、多くのサークルの抽選と落選が初めての経験だったため、準備が整っておらず、担当メンバーズ間で確認・報告が十分でありませんでした。このため、連携不足を招き、対応が遅くなる結果を招きました。

また、名古屋COMITIAが返金のために購入する郵便為替が100枚近くあり、一箇所の郵便局では賄えず、数カ所の郵便局から購入しなくてはならない状態でした。それに気がついたのが2月末で、結局為替の購入に日数がかかってしまいました。
これは、事前に調べておけば回避できたことですし、最初からメンバーズ間で綿密に連携を取っていれば、中央郵便局で予約するなどして解決できた問題です。

準備不足から生じたものとはいえ、確実な作業を心がけていれば起き得なかったことと存じ、深く反省しております。

今後、このようなことのないよう連絡・準備を徹底してまいります。大変申し訳ありませんでした。

 

取り急ぎ、お詫びと返金の予定をお知らせいたします。

ご心配をおかけいたしまして、申し訳ありませんでした。

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名古屋COMITIAメンバーズ
担当:伴・オオノ・山村
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